Автор: Вячеслав Гончаров

На сегодняшний день методы бережливого производства прочно вошли в число лучших управленческих практик как в мире, так и в нашей стране. За последние годы кайдзен стал общепризнанным инструментом повышения операционной эффективности.

Сейчас собственники и топ-менеджеры обсуждают не целесообразность внедрения методов бережливого производства, а как именно использовать на практике эти возможности — без масштабных перестроек и крупных инвестиционных вложений. Один из лучших практических подходов — блиц-кайдзен, который ориентирован на мгновенные улучшения и решение конкретных задач.

Японское слово «кайдзен» означает непрерывное совершенствование, под которым подразумевается:

• понимание существующей ситуации; 
• непрерывная деятельность по выявлению и исключению потерь из производственных и управленческих процессов на всех уровнях компании; 
• достижение максимальной эффективности всех процессов. «Блиц»-формат (от нем. Blitz — молния, блиц-кайдзен молниеносные улучшения) обеспечивает одновременно как разработку и внедрение решений в выбранной рабочей зоне, так и обучение сотрудников, позволяет улучшить ключевые показатели операционной деятельности, влияющие на финансовые результаты.

Для чего используется блиц-кайдзен?

1. Как инструмент локального решения текущих бизнес-задач, дающий немедленные результаты (улучшение показателей операционной деятельности отдельного структурного подразделения). 
2. Как пилотный проект, предваряющий большую программу внедрения кайдзен. Он помогает убедить основную массу сотрудников в действенности методов бережливого производства: отношение к программе изменений улучшается за счет того, что люди видят положительные результаты на своих рабочих местах. 
3. Как часть программы пошаговой трансформации (реорганизации) операционного управления компанией от традиционной модели к бережливому производству. С помощью блиц-кайдзен в сжатые сроки решаются несколько задач: 
   • обучение сотрудников практике бережливого производства на рабочих местах, расширение их компетенций;
   • разработка мероприятий для достижения результатов с помощью инструментов бережливого производства в выбранной рабочей зоне;
   • получение дополнительных финансовых преимуществ при минимальных инвестиционных вложениях и минимальных затратах времени;
   • убеждение сотрудников в эффективности подходов бережливого производства на примере фактического улучшения зоны влияния блиц-кайдзен; 
   • повышение эффективности и безопасности рабочих мест.

Программа по подготовке и проведению блиц-кайдзен состоит из трех фаз:

1. планирование и подготовка (чем больше охват и сфера воздействия блиц-кайдзен, тем важнее эта фаза);
2. проведение мероприятия и презентация результатов;
3. поддержка выполнения запланированных действий.

Продолжительность каждой фазы зависит от целей и масштаба конкретного мероприятия. Инструменты бережливого производства, которые будут использоваться во время блиц-кайдзен, также выбираются в зависимости от поставленной цели. Кайдзен-команда может использовать один инструмент, но зачастую имеет смысл использовать несколько инструментов для усиления эффекта.

Исходя из задач и используемых инструментов, можно привести несколько примеров блиц-кайдзен:

• Кайдзен потока — мероприятие, направленное на сокращение времени выполнения заказа и снижение уровня незавершенного производства между операциями. Используются инструменты картирования потока создания ценности, вытягивание, выравнивание нагрузки и канбан.
• Кайдзен процесса, решающий задачи сокращения затрат, повышения производительности или внедрения улучшений по одному из процессов потока создания ценности. Используются инструменты организации и зонирования рабочего пространства, защита от ошибок, элементы системы TPM (Total Productive Maintenance), автономизация и время такта, «диаграмма спагетти» и другие, в зависимости от результатов, которые необходимо получить.
• Кайдзен по сокращению времени переналадки, направленный на увеличение времени эффективной работы оборудования или увеличение гибкости производственного процесса. Основной инструмент — система SMED, являющаяся алгоритмом для сокращения времени переналадки оборудования в любой отрасли.
• Кайдзен рабочей зоны, позволяющий эффективно организовать рабочее пространство, удалить из процесса не создающие ценность действия и сократить лишние перемещения. Инструменты: 5S, визуализация, стандартизация и организация ячеек.
• Статистический кайдзен, используемый для решения вопросов качества продукции и повышения стабильности процессов. Применяются инструменты статистического управления: контрольные карты, диаграммы разброса, причинно-следственные диаграммы и т. д.
• Офис-кайдзен, позволяющий организовать взаимосвязанную работу функциональных отделов и сократить время обработки документации. Инструменты: картирование информационного потока, снижение сложности и устранение лишних операций. 5S, визуализация и стандартизированные операционные процедуры используются практически в любом блиц-кайдзен для закрепления достигнутых результатов.

Для подготовки блиц-кайдзен необходимо:

• определить зону улучшений и задачи команды;
• установить цели и критерии их достижения;
• утвердить сроки проведения;
• утвердить состав кайдзен-команды и ее ключевых участников (лидер команды, координатор мероприятия, эксперт по бережливому производству).

Продолжительность активной фазы блиц-кайдзен составляет от трех до восьми рабочих дней, причем результаты видны уже на третий-пятый день. Кайдзен-команда концентрируется на решении конкретной задачи в четко определенной «зоне влияния». Сбор информации и подготовка проводятся до выполнения основной задачи проекта, что гарантирует высокую эффективность работ. Особенность подхода кайдзен состоит в том, что 80 % решений составляют организационные мероприятия, не требующие инвестиций.

Фаза активного проведения блиц-кайдзен

Один из секретов успеха проектов блиц-кайдзен — практическая передача знаний команде изменений. Программа обучения состоит из трех основных блоков:

• «Методология и принципы проведения блиц-кайдзен, общее видение процесса улучшений в компании и роль его участников в этом процессе»;
• «Теоретические знания по инструментам бережливого производства, которые будут использоваться во время проекта»;
• «Адаптация используемых инструментов и подходов бережливого производства к конкретным задачам проводимого проекта».

Лидер кайдзен заранее определяет, по каким инструментам будет проведено обучение исходя из задач проекта, он же обеспечивает обсуждение и практическую проработку теории. За проведение обучающего курса отвечают сотрудники группы внедрения бережливого производства или службы управления персоналом.

Важный момент: с первого же проведенного проекта необходимо составлять списки сотрудников, принявших участие в блиц-кайдзен, и фиксировать программы обучения, которые они получили. В будущем это значительно упростит процесс создания рабочих групп и усилит эффективность от проведения последующих мероприятий за счет привлечения сотрудников, имеющих практический опыт участия в улучшениях.

Скорость получения результатов оказывает решающее влияние на принятие руководителями и сотрудниками программы перехода к бережливой организации производства. С одной стороны, посетив зону влияния блиц-кайдзен, каждый член коллектива быстро убеждается в эффективности использования инструментов. С другой — идеи по улучшению реализуются немедленно, убеждая рядовых сотрудников в серьезности программы изменений, подпитывая их мотивацию к дальнейшим изменениям. За счет того, что в программу вовлекаются представители различных подразделений компании, улучшается межфункциональное взаимодействие, формируется поддержка инициатив бережливого производства как «сверху», так и «снизу».

Для закрепления достижений и завершения внедрения эффективных новшеств необходимо поддерживать достигнутые результаты: во время этой фазы отслеживается выполнение плана блиц-кайдзен и проводится мониторинг улучшений в зоне охвата. По завершении фазы поддержки измеряются и анализируются ключевые показатели, влияющие на достижение целей блиц-кайдзен. Сравнение полученных результатов с исходными данными позволяет и руководителям, и рядовым работникам увидеть эффект изменений.

Мероприятия по улучшению производственного/организационного процесса проводит заранее подготовленная кайдзен-команда, в которую входят лидер, руководитель компании, руководитель службы управления персоналом, координатор мероприятия и эксперт по бережливому производству.

Лидер возглавляет команду, координирует действия участников, поддерживает их во время поиска решений, содействует реализации творческого подхода при выполнении программы. Хороший лидер должен иметь базовые знания в сфере бережливого производства, беспристрастно относиться к решениям членов команды. Роль лидера может выполнять сотрудник предприятия или приглашенный консультант.

Руководитель компании принимает решение о проведении блиц-кайдзен. Он выбирает зоны вмешательства и определяет задачи, над которыми будет работать команда, утверждает координатора проектов, приглашает экспертов, оказывает необходимую поддержку для реализации разработанных кайдзен-командой мероприятий.

Руководитель службы управления персоналом участвует в подборе членов команды, ведет учет сотрудников, обученных инструментам бережливого производства, оказывает поддержку в подготовке и проведении обучающих мероприятий.

Координатор мероприятия обеспечивает коммуникации между руководством компании и участниками кайдзен-команды. Обычно координацию осуществляет один из руководителей организации.

Эксперт по бережливому производству участвует в планировании и подготовке блиц-кайдзен, проводит необходимое обучение для членов кайдзен-команды, предлагает свои идеи при выработке и внедрению мероприятий по улучшению. Он должен иметь опыт реализации программ блиц-кайдзен, обладать знаниями в области применения подходов и инструментов бережливого производства. На начальной стадии действия программы на эту роль разумно пригласить опытного консультанта, который передаст экспертные знания сотрудникам организации-заказчика и выстроит качественный процесс реализации улучшений.

Общаясь с руководителями предприятий, мы задаем простой вопрос: «Что нужно производству, чтобы продукция продавалась и приносила доход?» Как правило, они дают относительно простые ответы: сокращение времени выполнения заказа, расширение ассортимента, повышение качества продукции, налаживание каналов сбыта. Блиц-кайдзен помогает добиваться заметных улучшений на каждом из этих направлений.

Приведем результаты конкретных программ блиц-кайдзен, реализованных у наших клиентов.

Одной из своих основных задач мы видим распространение знаний о возможностях повышения эффективности работы компании с помощью лучших инструментов, апробированных в мировой управленческой практике. Блиц-кайдзен привносит в отечественный бизнес новую деловую и технологическую культуру.

Опубликовано в журнале "Менеджер по персоналу"